Terbitan Pemerintah

A.    Pengertian Terbitan Pemerintah

Dokumen pemerintah, sering disebut dengan terbitan pemerintah ataupun publikasi pemerintah adalah karya yang dicetak dan diterbitkan atas biaya dan kewenangan pemerintah atau badan-badan pemerintah. Lembaga-lembaga pemerintah yang menerbitkannya antara lain adalah lembaga-lembaga atau badan-badan resmi yang bernaung dibawah pemrintah, baik pusat maupun daerah, seperti sekretariat negara, departemen-departemen pemerintahan, dan termasuk lembaga lain yang bersifat komersial namun masih di bawah naungan pemerintah, misalnya BUMN, Perum, dan Perseroan Terbatas.[1]

Menurut Suwarno (2011:66) terbitan pemerintah merupakan jenis buku yang termasuk sebagai bahan rujukan yang diterbitkan secara resmi oleh pemerintah melalui lembaga resmi yang berisi informasi yang berkaitan dengan masalah pemerintahan atau masalah-masalah untuk kepentingan umum. American Library Association Glossary of Library Science membatasi terbitan pemerintah dan badan internasional sebagai berikut: setiap terbitan yang berasal dari, diterbitkan oleh, atau dengan biaya dan wewenang setiap kantor resmi atau lembaga internasional. Terbitan pemerintah salah satu koleksi referensi dan memuat informasi penting bagi pemustaka. Oleh sebab itu, sudah seharusnya perpustakaan memberikan perhatian yang lebih terhadap koleksi terbitan pemerintah.

Menurut Mustafa (2008:27) terbitan pemerintah adalah setiap penerbitan yang dicetak atas biaya pemerintah atau diterbitkan oleh badan-badan pemerintah yang pada umumnya berisi hal-hal yang berkaitan dengan masalah pemerintahan atau masalah-masalah untuk kepentingan umum. Saleh (2009:87) menjelaskan terbitan pemerintah adalah publikasi atau bahan pustaka yang diterbitkan secara resmi oleh pemerintah, melalui lembaga resmi yang berisi informasi mengenai pemerintahan, peraturan-peraturan atau perundangan, dan pengumuman pengumuman resmi.

Sedangkan menurut Yusuf (2010:17) dokumen pemerintah atau sering disebut juga dengan penerbitan pemerintah adalah suatu penerbitan yang dicetak atas biaya dan tanggung jawab pemerintah. Lebih lanjut Syahyuman (2012:4) terbitan pemerintah merupakan buku yang diklip pada sisi kiri atas yang berisikan satu atau sekumpulan undang-undang, peraturan pemerintah, presiden, menteri dan jajarannya yang setingkat. Kalau diterbitkan oleh pemerintah pusat dinamakan lembaran pemerintah pusat, kalau lembaran itu diterbitkan oleh pemerintah daerah (gubernur dan jajarannya atau yang setingkat) dinamakan lembaran pemerintah daerah.

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa terbitan pemerintah merupakan jenis bahan pustaka yang termasuk sebagai bahan rujukan yang diterbitkan secara resmi oleh pemerintah melalui lembaga resmi yang berisi informasi yang berkaitan dengan masalah pemerintahan atau masalah-masalah untuk kepentingan umum.

B.     Manfaat dan Tujuan terbitan pemerintah

Menurut Yusuf (2009:438) gunanya terbitan pemerintah bagi pembaca yaitu sebagai bahan keterangan dan pengetahuan supaya tidak buta terhadap kebijakan-kebijakan pemerintah. Penerbitan pemerintah merupakan salah satu penghubung antara pemerintah dengan masyarakat umum mengenai suatu kebijakan. Sedangkan menurut Adinfafash (2011) sebagai salah satu sarana penerangan dan penyuluhan yang dikelola oleh pemerintah. Penerbitan pemerintah bertujuan untuk membina sikap mental dan sikap hidup yang berasaskan pancasila, baik sebagai perorangan maupun sebagai bangsa dan bergairah untuk membangun.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat penulis simpulkan bahwa manfaat terbitan pemerintah sebagai bahan keterangan dan pengetahuan bagi masyarakat umum supaya tidak buta terhadap kebijakan-kebijakan pemerintah serta sebagai sarana penerangan dan penyuluhan yang dikelola oleh pemerintah agar masyarakat menjadi tahu mengenai informasi dan kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah.

Yusuf dan Yaya Suhendar (2007:17) memberikan contoh bahwa buku tentang petunjuk perjalanan para wisatawan yang diterbitkan oleh Departemen Pariwisata juga termasuk ke dalam jenis publikasi pemerintah. Kemudian buku-buku statistik yang setiap tahun terbit. Apapun bentuknya, bisa dalam bentuk majalah, buku, atau bahan pamflet, asal diterbitkan oleh atas nama dan tanggung jawab lembaga lembaga pemerintah itu dikategorikan sebagai dokumen pemerintah atau publikasi pemerintah. Menurut Sinaga (2011:55) yang termasuk kedalam jenis publikasi pemerintah di antaranya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, instruksi presiden, dan sebagainya.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa terbitan pemerintah tergolong kepada jenis koleksi referensi yang diterbitkan lembaga pemerintah karena apapun bentuknya, bisa dalam bentuk majalah, buku, atau bahan pamflet, asal diterbitkan oleh atas nama dan tanggung jawab lembaga lembaga pemerintah itu dikategorikan sebagai dokumen pemerintah atau publikasi pemerintah.[2]

Fungsi dokumen permerintah ini antara lain untuk bahan keterangan dan pengetahuan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan pemerintah. Peraturan-peraturan perundangan yang berlaku disuatu Negara, keputusan-keputusan pemerintah, dan sebagainya yang sangat penting untuk diketahui oleh segenap anggota masyarakat.

C.     Jenis-jenis terbitan pemerintah

Dilihat dari segi penggunaanya, penerbitan atau dokumen pemerintah bisa dikelompokkan ke dalam kategori sebagai berikut:

1.      Rekaman administrasi Negara atau pemerintahan.

2.      Dokumen penelitian para ahli termasuk sejumlah data dan statistic yang amat besar nilainya, hingga masalah  sains dan bisnis.

3.      Sumber-sumber informasi yang sifatnya umum.

Buku tentang petunjuk perjalanan bagi para wisatawan yang diterbitkan oleh Departemen Pariwisata juga bisa digolongkan ke dalam jenis penerbitan atau dokumen pemerintah. Juga buku-buku statistic yang dikeluarkan oleh Biro Pusat Statistik yang tiap tahun terbit. Apapun bentuknya, yang penting, baik dalam bentuk majalah maupun dalam bentuk buku, jika diterbitkan oleh dan atas biaya dan kewenangan pemerintah maka tergolong kedalam jenis dokumen pemerintah. Di perpustakaan manapun jenis penerbitan ini sangat penting kedudukannya, karena isinya merupakan data tentang segala kemajuan dan tentang kondisi kenegaraan dan kemasyarakatan yang sangat kompleks.

Informasi umum yang bisa diperoleh melalui penerbitan atau dokumen pemerintah ini antara lai tentang peraturan-peraturan pemerintah, undang-undang dan surat keputusan yang dikeluarkan oleh lembaga-lembaga pemerintah, masalah lain yang dikeluarkan atas kewenangan dan tanggung jawab pemerintah.

Berikut contoh bentuk penerbitan pemerintah:

a.       Pidato Kenegaraan RI, pada tanggal 16 Agustus 1985, Sekretatiat Negara, Jakarta, 1985.

b.      Universitas Padjajaran : Laporan Rektor pada Dies Natalis XXIX Universitas Padjajaran, Universitas Padjajaran, Bandung, 1986.

c.       U.S Superintendent of Documents, Monthly Catalog of United States Government Publication, Washington, D.C., 1895 sampai sekarang, bulanan.

d.      Statistic Indonesia tahun 1985, Biro Pusat Statistik.

Jenis koleksi yang tergolong kedalam dokumen pemerintah atau penerbitan pemerintah biasanya disimpan di perpustakaan-perpustakaan besar, namun diperpustakaan kecil pun tidak menutup kemungkinan untuk menyediakannya. Perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan khusus, dan perpustakaan nasional termasuk perpustakaan daerah provinsi dan kabupaten, banyak menyediakan jenis koleksi ini.[3]

Menurut Lasa (1994: 70) secara garis besar terbitan pemerintah mencakup.:

1.      Kegiatan pemerintah yang perlu diketahui oleh masyarakat awam seperti: pemilihan umum, sensus penduduk, dan sidang kabinet.

2.      Informasi resmi yang dapat dipergunakan sebagai bahan studi maupun penelitian.

3.      Perundang-undangan, peraturan, ketetapan pemerintah yang harus diketahui oleh setiap warga negara maupun kelompok masyarakat tertentu seperti: pajak, undang-undang lalu lintas, undang-undang perkawinan, dan undangundang pendidikan.

Setiap pemerintah mempunyai banyak lembaga yang mengurus beragam masalah di suatu Negara. Lembaga-lembaga ini banyak menerbitkan dokumen, yang informasi di dalamnya sulit didapatkan pada sumber-sumber lain. Selain itu badan-badan resmi ataupun tidak resmi internasional juga banyak menghasilkan publikasi sendiri, yang juga memuat informasi tertentu yang sukar diperoleh secara bebas.

Terbitan pemerintah pada mulanya hanya berupa bahan tercetak (hard copy). Namun pada akhir-akhir ini dokumen-dokumen tersebut juga disimpan dalam bentuk elektronik. Misalnya microfilm, kaset, disket, CD dan ditampilkan pula secara online di internet. Menurut Almah (2014: 240) mengenai jenis terbitan pemerintah yang sesuai fungsi utama pemerintah yaitu eksekutive, legislative, dan yudikative.

1.      Penerbit lembaga eksekutive mencakup lembaga yang menjalankan undang-undang dalam hal ini adalah pemerintah.

2.      Penerbit lembaga legislative pada dasarnya merupakan kegiatan kongres atau dikenal sebagai parlemen di negara ini, lembaga legislative ini adalah lembaga yang pada dasarnya berfungsi membuat undang-undang.

3.      Penerbit lembaga yudikative mencakup terbitan dari badan-badan peradilan, terutama keputusan dari mahkamah agung, seperti himpunan undang-undang dan peraturan.

Berdasarkan uraian diatas semua lembaga tersebut mempunyai terbitan masing-masing yang memiliki nilai informasi yang penting, seperti halnya jenis terbitan pemerintah atau lebih khususnya lagi terbitan pemerintah indonesia adalah.

1.      Undang-undang. Peraturan perundang-undangan yang dibentuk oleh DPR dengan persetujuan bersama Presiden. Undang-undang memiliki kedudukan sebagai aturan main bagi rakyat untuk konsolidasi posisi politik dan hukum, untuk mengatur kehidupan bersama dalam rangka mewujudkan tujuan dalam bentuk Negara. Undang-undang dapat pula dikatakan sebagai kumpulan-kumpulan prinsip yang mengatur kekuasaan pemerintah, hak rakyat, dan hubungan di antaranya keduanya.

2.      Peraturan pemerintah adalah peraturan perundang-undangan di Indonesia yang ditetapkan oleh Presiden untuk menjalankan Undang-Undang sebagaimana mestinya.

3.      Peraturan Presiden. Peraturan Presiden adalah peraturan perundang-undangan yang dibuat oleh Presiden. Materi muatan Peraturan Presiden adalah materi yang diperintahkan oleh Undang-Undang atau materi untuk melaksanakan Peraturan Pemerintah.

4.      Iklan layanan masyarakat adalah iklan yang menyajikan pesan-pesan sosial yang bertujuan untuk membangkitkan kepedulian masyarakat terhadap sejumlah masalah yang harus mereka hadapi, yakni kondisi yang bisa mengancam keselarasan dan kehidupan umum. Iklan layanan masyarakat (ILM) dapat dikampanyekan oleh organisasi profit atau nonprofit dengan tujuan sosial ekonomis yaitu meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

D.    Pengertian Terbitan Internasional

Terbitan Internasional adalah setiap penerbitan yang diterbitkan oleh Lembaga Internasional, misalnya, Persatuan Bangsa-Bangsa (PBB), United Nations Organization (UNO), Yayasan Asia (Asia Foundation), Yayasan Ford (Ford Foundation), Green Peace, International Moneter Fund (IMF), OPEC dan sebagainya. Semua lembaga tersbut mempunyai terbitan masing-masing yang memiliki nilai informasi penting. American Library Association Glossary of Library Science membatasi terbitan pemerintah dan badan internasional sebagai berikut: setiap terbitan yang berasal dari, diterbitkan oleh, atau dengan biaya dan wewenang setiap kantor resmi atau lembaga internasional.

E.     Ciri-ciri terbitan pemerintah dan Terbitan Internasional

Terbitan pemerintah merupakan terbitan yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah yang berisi informasi mengenai pemerintahan, peraturan-peraturan atau perundangan, dan pengumuman-pengumuman resmi atau informasi resmi seperti dalam bidang pertanian, statistik, pendidikan dan pertahanan. Menurut Almah (2014: 171) ciri umum terbitan pemerintah adalah sebagai berikut: :

1.      Diterbitkan dalam jumlah yang sangat banyak dan dibagikan secara cuma-cuma banyak pihak, nasional atau internasional sebagai media komunikasi dan penyebaran informasi.

2.      Selain diterbitkan oleh pemerintah atau kantor pusat, pemerintah daerah atau kantor cabang. Meskipun biasanya di pemerintahan kantor pusat ada bagian penerbitan khusus.

3.      Kebanyakan terbitan ini tidak dikenal secara umum dan hanya ditemukan di kantor-kantor resmi atau di perpustakaan besar.

4.      Terbitan jenis ini jarang dicakup dalam bibliografi.

5.      Katalog resmi terbitan pemerintah sering kurang informatif.

6.      Terbitan ini jarang ditemukan di toko-toko buku pada umumnya.[4]

Sedangkan karakteristik pemerintah dan badan internsional oleh Mustafa dan Saleh (2001:225) diperinci sebagai berikut:

1.      Diterbitkan dalam jumlah yang sangat banyak. Biasanya untuk dibagikan secara cuma-cuma kebanyak pihak, nasional atau internasional sebagai media komunikasi dan penyebaran informasi.

2.      Selain diterbitkan oleh pemerintah atau kantor pusat, juga diterbitkan oleh pemerintah daerah atau kantor cabang. Meskipun biasanya di pemerintah atau kantor pusat ada bagian penerbitan khusus.

3.      Kebanyakan terbitan ini tidak dikenal secara umum. Sangat sedikit judul-judul terbitan ini yang dipublikasikan, sehingga banyak orang yang tidak mengetahui keberadaannya.

4.      Terbitan jenis ini jarang dicakup dalam bibliografi.

5.      Katalog resmi terbitan pemerintah sering kurang informatif. Susunan entri dalam katalog terbitan pemerintah kebanyakan didasarkan pada kelembagaan atau departemen dalam pemerintah, bukan berdasarkan subjek.

6.      Terbitan ini sukar atau tidak mungkin ditemukan di toko-toko buku pada umumnya

7.      Buku rujukan jenis ini boleh jadi merupakan sumber informasi penting satu-satunya mengenai informasi yang dibutuhkan. Adakalanya suatu informasi penting tertentu tidak dapat ditemukan dalam sumber-sumber lain selain dalam terbitan pemerintah dan badan internasional.[5]

---

[1] Pawit M. Yusup, Ilmu Informasi, Komunikasi, dan Kepustakaan (Jakarta:Bumi Aksara, 2016), hlm. 240

[2] Karina Fatmala Sari, Marlini, 2015 “Pengolahan Terbitan Resmi Pemerintah Di Perpustakaan Dinas Pariwisata Dan Ekonomi Kreatif Provinsi Sumatera Barat”, Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan  Vol. 4, No. 1, September 2015, Seri D hlm 297-299

[3] Pawit M. Yusup, Ilmu Informasi, Komunikasi, dan Kepustakaan (Jakarta:Bumi Aksara, 2016), hlm. 240-241

[4] Aswar, Skripsi, “Analisis Pemanfaatan Koleksi Terbitan Pemerintah Di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Bantaeng”, UIN Alauddin Makassar hlm. 16-19

[5] “Layanan terbitan pemerintah dan terbitan internasional” di akses di http://florianajehadut.blogspot.com/2016/12/layanan-terbitan-pemerintah-dan-badan.html di akses pada tanggal 13 November 2019.

PENANGANAN DAN CARA MENGARSIP SURAT

A.      PENANGANAN SURAT

Penanganan surat adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, kemudian penyelesaiannya sampai surat tersimpan. Diantara langkah penanganan surat yaitu :

1.         Penyortiran Surat

Tugas yang pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat-surat bagi pimpinan berdasarkan atau surat-surat penting, yang kebanyakan berupa surat-surat dinas pemerintahan, surat-surat dinas dari perusahaan, dan surat-surat dinas dari perorangan semua di pisahkan dari surat-surat yang kurang penting. Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara:

a.         Meneliti Asal (Sumber) Surat Itu

Sumber surat dapat dilihat dari mana si pengirim, alamat, atau stempel pos. Dari asal ini sekretaris dapat dengan segera memperoleh tanda-tanda tentang penting atau tidaknya suatu surat baik yang bersifat dinas maupun pribadi.

b.        Meneliti Cara Pengiriman Surat

Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk kepada anda apakah sebuah surat tergolong surat penting.

2.         Penyortiran Selanjutnya

Surat yang tertumpuk setelah disortir untuk yang penting-penting, maka hendaknya dipisahkan menurut beberapa macam kelompok. Kelompok-kelompok yang di maksud adalah

a.         Surat-surat Dinas

Sebagian besar surat-surat yang datang adalah surat-surat dinas, yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor. Surat demikian biasanya dapat diketahui dengan segera karena mempunyai ciri-ciri yang telah diketahui. Pisah-pisahkan nama-nama surat dinas dari instansi pemerintah (Pusat Daerah)  dari kantor-kantor swasta, dari perorangan. Untuk penyortiran, lebih-lebih jika surat berjumlah banyak, perlu disediakan sarana seperti kotak-kotak terbuka ataupun rak sortir.

b.      Agar tidak kacau setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau alat lain sejenisnya.

Penyortiran dilakukan kepada surat-surat baik selagi masih bersampul maupun surat-surat yang telah terbuka. Proses penyortiran selalu terjadi pada kegiatan penanganan surat.

3.         Pembukaan Sampul (Amplop)

a.         Membuka Sampul

Sampul-sampul yang akan di buka ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring. Letak kotak sampul tertutup tersebut didepan sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan kiri. Disamping kanan kotak sampul tertutup, letakkan kotak yang sejenis untuk tempat sampul yang telah terbuka.

b.        Sampul Yang Tertutup Memanjang Sebaiknya Di Buka Dengan Pisau.

Caranya : letakkan sampul mendatar di atas meja dengan bagian bertutup di atas serta berada di sebelah kanan. Tindih sampul dengan kanan kiri dan dengan tangan kanan masukkan pisau kedalam sela-sela lipatan tutup sampul. Dorong pisau memanjang ke lipatan tutup sampul.

c.         Sampul yang bertutup melebar dapat dibuka dengan cara-cara seperti diatas (dengan pisau) atau dengan cara memotongnya dengan gunting.

Caranya : pastikan bahwa surat-surat telah memenuhi seluruh sampul. Geser surat di dalam sampul menjauhi daerah sampul bagian yang akan di potong. Pegang sampul dengan tangan kiri dan dengan gunting di tangan kanan potonglah selebar dua (2) atau tiga (3) mm memanjang tepian kanan sampul. Bila ternyata surat memenuhi sampul, maka pembukaan sampul dilakukan dengan pisau.

4.         Pengeluaran Surat Dari Dalam Sampul

a.         Sampul-sampul yang telah dibuka di letakkan pada kotak sampul terbuka seperti letak sampul tertutup.

Sampul tertutup memanjang bagian yang terbuka menghadap ke atas dan sampul tertutup melebar, bagian yang terbuka menghadap arah anda. Satu persatu sampul diambil dengan tangan kiri. Untuk sampul tertutup memanjang renggangkan bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampul dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan semua isi sampul dikeluarkan. Untuk sampul tertutup melebar tekanlah kedua sisi (lipatan) sampul agar terbuka. Balikkan sampul sehingga bagian terbuka menghadap ke bawah dan ambillah isi sampul keluar. Pastikan semua isi smpul di keluarkan.

b.        Surat-surat yang telah dikeluarkan dari dalam sampul kemudian dibuka dan diratakan lipatan-lipatannya. Hubungkan sampul pada suratnya. Kemudian surat-surat disusun dengan rapi dan ditempelkan di dalam kotak surat di atas meja.

5.         Penelitian Surat

Surat-surat yang telah terbuka satu persatu diteliti untuk memastikan apakah tanda-tanda atau ciri-ciri surat sama dengan yang terdapat pada sampulnya.

a.         Diteliti apakah pada suratnya alamat dalam sesuai dengan sampulnya.

Jika terdapat alamat dalam yang betul dan sesuai dengan sampul dan setelah surat diberi stempel tanggal diterimanya surat sesuai dengan sampul, maka sampul dapat disingkirkan.

Jika pada surat tidak terdapat alamat dalam, maka sampul tetap dikaitkan pada surat, atau membuat salinan alamat pengirim (disalin dan disampul) pada form atau lembaran kertas dan dikaitkan pada surat. Sampul di singkirkan. Diteliti apakah lampiran yang disebutkan pada surat benar-benar ada dan sesuai. Jika ternyata tidak ada ataupun tidak sesuai, maka pada surat tersebut dituliskan penjelasan mengenai keadaan lampiran tersebut.

Diteliti apakah surat bersangkutan menumpuk atau menyangkut surat-surat lain sehingga memerlukan beberapa penanganan tertentu, misalnya memerlukan berkas (file) tertentu. Dan ciri-ciri atau tabda-tanda lain sehingga memerlukan langkah-langkah  tersendiri.

b.        Setelah surat-surat diteliti selanjutnya dikelompokkan, misalnya kelompok asal (sumber) surat yang sama; atau kelompok daerah yang sama; atau kelompok masalah yang sama; sesuai dengan kepentingan instansi.

Pada masing-masing kelompok surat perlu diadakan susunan yang sistematik, misalnya sekelompok surat dari asal (sumber) surat yang sama, surat-surat disusun urut tanggal surat. Beraneka surat dari beraneka asal (sumber) surat, dan lain sebagainya. Sistematika ini untuk memudahkan penanganan dan pengendaliannya.

6.         Pembacaan Surat

Setelah diadakan penelitian atas surat, selanjutnya surat-surat dibaca untuk mengetahui isinya menentukan mana surat penting dan mana surat yang biasa (kurang penting). Hal ini juga dapat memisahkan surat-surat mana yang perlu atau harus di sampaikan langsung kepada pimpinan, dan surat-surat mana yang dapat disampaikan langsung kepada pejabat-pejabat/unit-unit pengolah yang di maksud oleh surat, atau sesuai dengan masalah yang dimaksud oleh surat.

a.         Bila surat masuk untuk pimpinan menunjuk atau menyangkut surat terdahulu , maka diusahakan untuk menyertakan surat atau berkas yang di maksud atau yang berkaitan dengan surat tersebut untuk diajukan kepada pimpinan.

b.        Surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan perlu/harus di lampiri dengan lembar disposisi (kosong) untuk pimpinan menuliskan disposisi/instruksinya sehubungan dengan surat yang bersangkutan.

c.         1. Untuk kantor kecil (yang umumnya pengelolaan arsip di pusatkan) surat terdahulu (arsip) yang ditunjuk atau yang ada hubungan dengan surat baru dilampirkan untuk di sampaikan kepada pimpinan.

2.        Untuk kantor besar (yang pengelolaan kearsipan terpisah terkoordinir

a)         Apabila surat di anggap perlu diketahui langsung oleh pimpinan, maka langsung sampaikan kepada pimpinan di lampiri 2 lembar “lembar disposisi”

b)        Apabila surat merupakan kelanjutan dari urusan-urusan yang sudah sedang berjalan di sampaikan langsung kepada pengolah (unit yang menanagani urusan tersebut)

7.         Penyampaian Surat (Intern)

a.         Surat-surat pimpinan (berdasarkan disposisinya) di sampaikan kepada pejabat/unit yang dimaksud/ditunjuk oleh/dalam disposisi)

1)        Surat-surat tersebut dapat dilampirkan dengan berkas-berkas terdahulu (jika kearsipan terpusat). Penyampaian perlu dengan “lembar pengantar” terutama untuk mengendalikan berkas-berkas yang disertakan.

2)        Satu lembar disposisi di tinggal pada pimpinan/ sekretaris sebagai sichler file.

b.        Surat-surat langsung, pengolah disampaikan dengan kartu kendali (untuk yang telah menerapkan Tata Kearsipan Pola Baru) atau dengan “lembar pengantar”(untuk yang belum menerapkan Tata Kearsipan Pola Baru)

c.         1) Amplop/sampul, bagi surat-surat yang mempunyai alamat dalam tidak disertakan dan dapat langsung disingkirkan.

2) Untuk surat tanpa alamat dalam dapat disertakan, atau alamat pada amplop disalin pada secarik kertas dan dikaitkan pada surat dibagian belakang. Sebaiknya semua alamat dari pada rekan (instansi, perorangan) dicatat dalam daftar berbentuk kartu dan disusun menurut abjad (daftar nama lengkap).

d.        Surat Yang Memerlukan Tindak Lanjut :

1)        Surat-surat yang peerlu sekedar diketahui oleh beberapa pejabat, pada kantor kecil, diedarkan kepada mereka yang dianggap perlu mengetahui, dengan “Lembar Keliling Routing Slip” dan oleh pejabat terakhir surat dikembalikan kepada pejabat pengedar surat tersebut. Untuk itu perlu diadakan penyalinan.

2)        Untuk kantor yang besar (jarak relatif berjauhan) surat disalin sabanyak pejabat yang dianggap perlu mengetahui. Selanjutnya surat (salinan) disimpan di unit pejabat bersangkutan.

3)        Surat yang memerlukan tindak lanjut dan ditangani oleh satu pejabat (unit) selama ditangani tetap berada (di file pengolah) di uninya (merupakan arsip aktif) sampai dengan tuntasnya penanganan.

4)        Surat yang tindak lanjutnya melibatkan beberapa pejabat perlu disalin sebanyak yang terlibat. Penyampaiannya kepada masing-masing pejabat dengan “Lembar Disposisi (action slip)”. Surat aslinya disampaikan kepada pejabat yang fungsional bertanggung jawab langsung atas penanganan tindak lanjut surat bersangkutan.

8.         Pencatatan Surat

a.         Kartu Kendali

Pada dasarnya semua surat, baik surat masuk ataupun keluar perlu dicatat. Pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Cara pencatatan dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat surat, yaitu surat penting dan surat biasa juga surat rahasia. Kantor yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola Baru, sarana pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali (KK) untuk surat biasa pada Lembar Pengantar (LP);untuk surat rahasia juga dicatat pada LP. Kemudia bila surat rahasia telah habis masa rahasianya dan bersifat penting, maka dicatat pada KK; jika bersifat rahasia tetap tercatat pada LP, dimana masa simpan LP hanya sementara.

b.        Buku Agenda

Pencatatan dengan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Yang tercatat di dalam buku agenda hanya surat-surat yang penting  dan perlu disimpan lama. Surat keluar dan surat masuk dicatat di dalam satu buku agenda berganda. Halaman sebelah kiri untuk surat masuk; halaman sebelah kanan untuk surat keluar. Surat yang saling berhubungan (jawaban) dicatat dalam garis lurus dengan surat yang dihubungi/jawab.

c.         Buku Pembantu Agenda

Untuk penyimpanan dan penemuan kemabali surat-surat dipelukan buku-buku pembantu yang disebut Buku Indeks atau Klapper. Ada beberapa Indeks yaitu:

1)        Indeks Masalah

2)        Indeks Nama Orang

3)        Indeks Nama Badan (instansi)

Catatan-catatan dalam indeks selalu menunjuk nomor agenda dalam buku agenda.

d.        Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda:

1)        Tanggal hari diterimanya (surat masuk) atau dikirimkannya (surat keluar) surat.

2)        Nomor urut agenda, untuk surat masuk dicatat pula nomor surat.

3)        Asal surat (instansi, perorangan) untuk surat masuk ;alamat yang dituju untuk surat keluar.

4)        Perihal dan persoalan (isi) surat secara ringkas.

5)        Tanggal yang tercantum di dalam surat.

6)        Catatan (keterangan) lain tentang kedudukan surat di dalam pemrosesannya, misalnya : disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk ditangani.

7)        Jika instansi telah menggunakan sistim pola klasifikasi atau sistem perkodean, maka kode dan nama masalah  (subject heading) dicatat pula.

8)        Lampiran, disebut macam dan jumlahnya.

9)        Pengolah, unit yang fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk  untuk menggarap tindak lanjut atau memproses penyelesaian masalah daripada surat bersangkutan.

9.         Langkah Akhir Penanganan Surat

Surat-surat yang masih digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itupula disimpan (file) oleh unit Pengolah yang menggarap atau bertanggung jawab atas tindak lanjut surat bersangkutan.

Surat (berkas) dalam kedudukan demikian merupakan arsip aktif. Surat-surat (berkas) yang benar-benar sudah tuntas penggarapan tindak lanjutnya penyimpanannya dipusatkan pada unit kearsipan instansi, sebagai arsip inaktif. Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan sistem penataan berkas disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar dimudahkan pengendaliannya.

B.       TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILLING)

1.         Pengertian Filling

Filing adalah proses pengarturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Oleh karena itu suatu filling yang tepat merupakan suatu emapt penyimpanan bahan-bahan yang aman, maka filling dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuartu organisasi. Filling merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filling harus disusun dengan sempurna dalam suatu oraganisasi. Ada sifat-sifat yang harus dimiliki oleh juru arsip dalam tugas filling yaitu ketelitian, kerapian, serta menguasai bidangnya.oleh karenanya filling merupakan dasar pengetahuan yang harus dimiliki pegawai kantor, karena tidak satu organisasipun yang tidak akan terlibat dalam filling.

2.         Sistem filling

Ada 5 pokok sistem bagi penyelenggaraan filling yang dapat dipergunakan, yaitu:

a.         Sistem Abjad

Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang. Baik perihal dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun subyek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusunnya itu maka nama-nama atau kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah dan nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. Untuk melakukan penyusunan ini diperlukan peraturan-peraturan filling yang merupakan standar peraturan-peraturan yang dapat ditentukan oleh organisasi.

b.        Sistem Subyek

Untuk dapat melaksanakan sistem subjek ini, maka seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu maslah-masalah yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya masalah-masalah dibawah “Kepegawaian”, masalah-masalah yang bersangkutan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subjek) di bawah “Keuangan”, dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah (subjek).

c.         Sistem Geografis

Untuk melaksanakan filling sistem geografis ini seseorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok dapat dikembangkan dalamhal ini adalah kota-kota  yang berada di dalam wilayah itu, dan lebih lanjut dikembangkan dengan nama-nama dari pelanggan atau nasabah-nasabah yang ada didalam wilayah itu.

d.        Sistem Nomor

Sistem ini biasa digunakan oleh organisasi-organisasi yang bergerak dibidang profesional tertentu. Sistem ini merupakan sistem filling tidak langsung (indirect filling system), karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip lebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompok-kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

e.         Sistem Kronologis

Sistem ini dipergunakan untuk filling bahan-bahan yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan itu.surat-surat atau bahan-bahan yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat atau bahan. Juru arsip hanya mengelompokkan surat-surat dalam bulan-bulan setiap tahunnya. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat dalam suatu organisasi masih belum banyak.

Dari semua sistem yang ada, maka sistem abjad yang paling sering digunakan, kecuali sistem kronologis, artinya jika memilih sistem subjek pun juru arsip tetap menguasai sistem abjad.

3.         Tanggung Jawab Pegawai Terhadap Filling

Beberapa organisasi menyimpan arsipnya dengan sistem sentralisasi dan juga desentralisasi. Untuk itu juru arsip harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan untuk mengeluarkan arsip dari dalam file, pinjam arsip dai file, dan untuk mengembalikan arsip kedalam file dengan melakukan setiap langkah-langkah prosedur dengan hati-hati dan penuh tanggung jawab secara sempuna.

4.         Prosedur Mengarsip

Juru arsip harus mengikuti prosedur mengarsip sebagai berikut :

a.         Pembuatan tanda pelepas

b.        Pembinaan kode

c.         Pembuatan kartu petunjuk silang

d.        Menggolong-golongkan

e.         Penyimpanan.

5.         Sistem Pola Baru Kearsipan

Suatu sistem yang baru dikembangkan oleh Arsip nasional bersama Lembaga Administrasi Negara adalahsistem Pola Baru Kearsipan. Sistem ini adalah gbungan dari sistem abjad, sistem subjek, dan sistem nomor, dan sistem kronologis, beberapas instansi sudah menerapkan sistem ini.